Elaboración de Propuestas/Cómo: El plan

¿Cómo se aplicará la propuesta? ¿Cómo se completará la planificación? ¿Cómo se financiará la propuesta? ¿Cómo se llevarán a cabo los pasos de construcción y de actividades preoperacionales? ¿Cómo se harán las operaciones, el mantenimiento, el seguimiento y las evaluaciones? ¿Cómo se administrarán los riesgos y se abordarán los problemas? ¿Cómo se supervisará y se notificará el progreso de las actividades?

Estado actual: La propuesta debe señalar con claridad qué se ha completado hasta el momento y qué está en proceso. Ése es el punto de partida desde donde se avanza con la propuesta. Se harán también algunas suposiciones —entre ellas, la suposición de que se concederá la solicitud de recursos incluida en la propuesta— y éstas deben señalarse con la mayor claridad posible a lo largo de la propuesta. Es muy común (y sorprendente) leer una propuesta y no estar seguro de dos cosas: quién es el promotor y cuál es el estado actual de la propuesta. De particular importancia aquí son preguntas esenciales tales como: ¿Está constituida legalmente la organización que aplicará la propuesta? ¿Tiene una cuenta bancaria? ¿Lleva registros escritos? Los datos sensatos con los que se “presenta” una propuesta incluyen la comunicación de esta información fundamental.

Metas importantes: La mayoría de las propuestas se puede organizar en plazos muy específicos que terminan con el logro de metas específicas:
► De estado actual a la finalización de la planificación
► De la finalización de la planificación a la autorización final
► De la autorización final al comienzo de la construcción o de la etapa preoperacional
► De la construcción o etapa preoperacional a la de operaciones
► De la fase de operaciones a mantenimiento, administración y elaboración de informes en forma periódica, que incluye seguimiento y evaluación.
Finalización de la planificación significa que se han identificado y comprendido todos los factores que conforman el plan y que están claras las condiciones según las cuales algo es viable o no.

Estructura financiera: Ya se trate de una sola donación para llevar a cabo un proyecto aislado o de una combinación de deuda, financiación intermedia y capital para lanzar una empresa con expectativas de crecimiento, la propuesta tiene una estructura financiera que debe describirse y explicarse. ¿De dónde provendrán los fondos? ¿Adónde irán los fondos? Con el paso del tiempo, ¿cómo será la estructura financiera y cómo evolucionará? En el caso más simple, la estructura financiera se puede reemplazar con una cuenta bancaria donde se deposite todo lo que esté relacionado con la financiación. Cuando están claros todos los elementos, son posibles otras combinaciones y “estructuras”.

Autorización final y “cierre”: Los contratos financieros, los de construcción, la compra o arrendamiento de tierras, las aprobaciones para construir, operar, atravesar tierras públicas o usar recursos naturales, los contratos de venta del producto o de suministro del servicio, los contratos para el abastecimiento de combustible, los equipos, el transporte o el personal: todas esas piezas deben reunirse para llegar a la meta llamada “cierre” (el momento en que normalmente se juntan todas las piezas muchas veces se denomina “cierre financiero” porque los inversionistas y los prestamistas quieren saber si se han tenido en cuenta todas las variables). La propuesta debe demostrar tanto el dominio de todos estos temas como un cronograma lógico. Los cronogramas poco realistas son la regla más que la excepción: crean muchas expectativas que, al no cumplirse, generan tensiones. El realismo a la hora de programar los pasos que se han de seguir y el conocimiento de lo que realmente hace falta es una excelente inversión inicial.

Construcción o etapa preoperacional: Ya se trate de construir un lugar físico o de organizar una red de servicios, suele haber una serie de tareas, complejas y de vital importancia, que deben realizarse después de que se hayan organizado los recursos y las autorizaciones pero antes de poder ofrecer el producto o servicio final a los grupos clientes. Muchas veces esto está relacionado con la tecnología que se propone. La propuesta debe detallar las cuestiones críticas de esta etapa. Esto cobra especial importancia si hay elementos significativos que se desconocen, tales como las condiciones de la roca a través de la cual se quiere excavar un túnel.

Puesta en marcha de las operaciones: Describe el período —a veces muy corto— en que ya se puede poner a prueba y aceptar los resultados de la construcción o de las operaciones previas. En este momento, se puede producir una importante transferencia de responsabilidades de la entidad encargada de la construcción a la responsable de su funcionamiento.

Operaciones y mantenimiento, administración y elaboración de informes: Aunque muy a menudo las propuestas ponen de relieve la construcción o creación de algo nuevo, es importante que presenten la manera en la que se va a administrar el proceso en lo cotidiano. Esto incluye la operación y el mantenimiento de lo que se está proponiendo. ¿Aumentará o disminuirá su valor con el tiempo? Después de que se haya construido, ¿están previstos reacondicionamientos o reparaciones importantes? ¿Cómo se manejarán los temas de rutina? ¿Y los que no son de rutina? ¿Qué constancias se mantendrán? ¿Cómo se compartirán y se debatirán? ¿Cómo se tomarán las decisiones? ¿Con qué frecuencia y sobre la base de qué documentos?

Seguimiento y evaluación: Desde el principio, la propuesta debe mostrar cómo se supervisarán y luego evaluarán las condiciones existentes (muchas veces llamadas línea de base) y los cambios previstos de lo que se propone. Aunque esto se podría incluir legítimamente bajo el encabezamiento “gestión y elaboración de informes”, seguimiento y evaluación ha adquirido una identidad propia especial por su mandato amplio y abierto de medir y tener en cuenta todo tipo de impactos que entren en la llamada triple cuenta de resultados. En consecuencia, puede haber una superposición entre los que algunos consideran elaboración de informes y otros, seguimiento y evaluación.

Ejemplos de metas de la etapa de planificación► Finalización de la planificación
►Estructuración financiera
► Contrato y cierre financiero

Ejemplos de metas de construcción u operaciones previas► Preparación del terreno
► Finalización de las obras civiles
► Edificación
► Instalación de equipos y pruebas de aceptación
► Inauguración de sucursales u oficinas

Ejemplos de metas de operaciones
► Puesta en marcha
► Informes de resultados trimestrales y anuales
► Finalización del programa de mantenimiento de rutina
► Finalización de obras importantes de mantenimiento y rehabilitación
Referencia: Véase  la plantilla “CÓMO” del anexo 1:Clic para Ver Anexos
Convención Marco de las Naciones Unidas sobre el Cambio Climático (CMNUCC)

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Jogly Sú

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